بتاريخ 7 يوليو 2020 م الموافق 16 ذو القعدة 1441هـ، صدر قرار مجلس الوزراء، بإقرار نظام التوثيق، والموافقة عليه، بهدف تنظيم عمليات توثيق العقود والإقرارات المختلقة، والرفع من مستوى كفاءتها، وجودتها، وموثوقيتها، والتقليل من تدفق المنازعات والدعاوى على المحاكم، ووضع الشروط الواجب توافرها في المختصين بتوثيق المعاملات، سواء كانوا كتاب عدل، أم موثقين معتمدين، أم مأذونين، ووضع البنود المتعلقة باختصاصاتهم، وقواعد سير عملهم وإجراءاته، ومراقبتهم، ومتابعتهم، ووضع العقوبات على المخالفين منهم، واستخدام الوسائل الالكترونية في توثيق العقود بين الأفراد، وإقراراتهم، كما نقل النظام بعض اختصاصات التوثيق التي اختصت بها المحاكم، قبل صدور النظام، إلى المختصين بتوثيق المعاملات، وذلك لإفراغ المحاكم تماما للعمل القضائي، من خلال البت والفصل، في القضايا، والدعاوى، والمنازعات، المعروضة أمامها.

أبرز ما ورد في نظام التوثيق:

اختصاصات كاتب العدل والأحكام الخاصة به وفقا للنظام:

• كاتب العدل هو موظف حكومي، تابع لوزارة العدل، مهمته هي توثيق كافة العقود والإقرارات، ما عدا العقود والإقرارات التي يكون أحد طرفيها، قاصرا، أو غائبا، أو ناظرا للوقف أو الوصية، مطبقا في ذلك أحكام الشريعة عند توثيق المعاملات، ويخضع كتاب العدل في عملهم، لرئيس كتابة العدل، علما بأن تشكيل كتابات العدل، والغائها، وتحديد دوائر اختصاصاها النوعي والمكاني، يتم بموجب قرار صادر من الوزير.
• يختص كاتب العدل، بتوثيق العديد من العقود والإقرارات، مثل عقود الزواج إذا كان أحد طرفي العقد سعودي الجنسية والآخر غير سعودي، وتوثيق كل من الطلاق، والخلع، والرجعة، والصلح، والحضانة، والنفقة، والزيارة، والوقف، والوصية والحصص المتعلقة بهما، وقسمة الأموال والعقارات المشتركة، بشرط عدم وجود نزاع أو خلاف عليها، كما يختص بتوثيق إقرارات ذوي الشأن المتعلقة بالأموال المتلفة، بغرض استيفاء التعويض عن تلك التلفيات، وإقرارات من لا يجيدون القراءة، وتوثيق شهادة الشهود، وإفادات ذوي الشأن في الحالات الاجتماعية، كما يختص بتوثيق صكوك الملكية العقارية، وصكوك الاستحكام المستوفية للإجراءات الشرعية والنظامية، أو تحويلها، كما يختص بتوثيق عملية دمج صكوك الاستحكام، وصكوك الملكية العقارية، الصادرة من كتابات العدل.
• يتوقف كاتب العدل عن توثيق العقود والإقرارات، التي يكون أحد طرفيها، قاصرا، أو غائبا، أو ناظرا للوقف أو الوصية، إلا في حالات محددة يجوز فيها توثيق تلك الأنواع من المعاملات وهي، قبول الهبة، أو تصرفات الأب في مال ولده القاصر، أو نزع العقار للمنفعة العامة بشرط أن يكون البدل عقارا، وعقود التأجير ذات المدة التي لا تتطلب ولا تشترط إذنا من المحكمة، وأخيرا، إقرار البائع بالبيع على مورث القاصر، وقبضه الثمن من مورث القاصر قبل وفاته.
• سندا للمادة 7 من النظام، لكاتب العدل أربع فئات أو درجات وهي (أ) و(ب) و(ج) و(د)، اشترطت المادة مواصفات وشروط معينة، لإمكانية الانتقال بين الفئات أو الدرجات، ابتداء من الفئة أو الدرجة (د) إلى (ج) ثم إلى (ب) ثم إلى (أ)، مثل الحصول على الشهادة الجامعية في تخصص الشريعة، أو شهادة أعلى من الجامعية كالماجستير أو الدكتوراه، مع مضي عدد معين من السنوات، وفيما يتعلق برئيس كتابة العدل، فقد اشترطت المادة 8 من النظام، مرور سنوات معينة يستطيع بموجبها كاتب العدل الترقي إلى درجة رئيس كتابة عدل، من حيث سنوات الخبرة المتطلبة للعمل كرئيس كتابة عدل، علما بأن الفئات المنصوص عليها في كاتب العدل، تتواجد أيضا في وظيفة رئيس كتابة العدل، فهناك رئيس كتابة عدل (د) و (ج) و (ب) و (أ)، ولكل فئة أو درجة شروطها ومتطلباتها النظامية من حيث الدرجة العلمية وسنوات الخبرة.
• يشترط في كاتب العدل، أن يكون سعودي الجنسية، وألا يكون محكوما عليه بجريمة مخلة بالدين أو الشرف، أو قرار بفصله من وظيفة عامة، ولو رد إليه اعتباره بعد ذلك، وأن يكون لائقا صحيا، وحاصلا على شهادة جامعية في تخصص الشريعة لا يقل عن (جيد)، من إحدى جامعات المملكة أو ما يعادلها، وأن يجتاز الاختبار التحريري المعد من الجهة المختصة.

اختصاصات الموثق وأحكام مكتب التوثيق وفقا لنصوص النظام:

• الموثق هو فرد أو شركة مهنية تقوم بأعمال توثيق العقود، بما لا يخل بأعمال التوثيق الموكلة إلى كاتب العدل، وبموجب رخصة معتمدة، صادرة من الوزارة، وفقا لأحكام النظام، علما بأنه، قد توكل بعض اختصاصات التوثيق الخاصة بكاتب العدل إلى الموثق فردا كان أم شركة، بقرار من مجلس الوزراء بعد اقتراح مقدم من الوزير.
• يختص الموثق بتوثيق العديد من العقود مثل، الوكالات وفسخها، والرهن وفكه أو تعديله، وعقود تأسيس الشركات، وملاحق التعديل، وقرارات ذوي الصلاحيات فيها، وتوثيق محاضر الجمعيات العمومية للشركات، والعقود الواقعة على العلامات التجارية، وبراءات الاختراع، وحقوق المؤلف، وعقود المال المنقول، وتوثيق إقرارات الكفالة الحضورية والغرامية، والإقرارات بالمبالغ المالية والمنقولات، أو تسلمها، أو التنازل عنها، كما أن له صلاحية توثيق صكوك الملكية العقارية، وفقا لما تحدده وتنص عليه اللائحة التنفيذية للنظام.
• إلزام الموثق ببدء مزاولة مهنته خلال 120 يوما، من تاريخ صدور الرخصة المعتمدة، فإن لم يزاولها، أو توقف عن مزاولتها لمدة تجاوزت 60 يوما، وجب عليه آنذاك، إبلاغ الإدارة المختصة وفق النموذج المعد لذلك، ويؤشر في الجدول على توقفه عن المزاولة، فإن أراد وقرر العودة لمزاولة المهنة، وجب عليه كذلك إشعار الإدارة المختصة بذلك، والتأشير في الجدول على عودته.
• إلزام الموثق بأن يتخذ مكتبا لمزاولة المهنة، وفقا لما تحدده اللائحة، فإن كان الموثق عبارة عن شركة مهنية، وجب عليها مزاولة المهنة، وفقا لنظام الشركات المهنية.
• يشترط في الموثق كافة شروط ومتطلبات كاتب العدل، مضافا إليها شرطين آخرين، وهما أن يجتاز الموثق دورة تدريبية متخصصة في مجال التوثيق، وفقا لما تحدده اللائحة، إلا إذا عمل في السابق، لمدة سنة على الأقل، قاضيا، أو كاتب عدل، أو محاميا، أو مستشارا شرعيا أو نظاميا درس علوم الشريعة والأنظمة في إحدى جامعات المملكة، كما يشترط في الموثق، ألا يكون موظفا في القطاع العام أو الخاص، وألا يزاول أي مهنة أخرى، ما عدا المحاماة.

اختصاصات مأذوني عقود النكاح:

• المأذون هو من يقوم بتوثيق عقود النكاح، التي يكون طرفيها سعوديين، أو كلا طرفيها غير سعوديين، بموجب رخصة معتمدة صادرة من الوزارة.
• إلزام المأذون بالتحقق والتثبت والتأكد من توافر أركان الزواج، وشروطه، وانتفاء الموانع عند الزوجين، وإلزام الولي بالحضور إن كان أحد الطرفين قاصرا.
• يشترط في المأذون كافة الشروط والمتطلبات الواجب توافرها في كاتب العدل، بما لا يزيد أو ينقص عنها.
• تنويه (منعا للالتباس): كاتب العدل يقوم بتوثيق عقود الزواج التي يكون أحد طرفيها غير سعودي، أما المأذون فيقوم بتوثيق عقود النكاح التي يكون كلا طرفيها سعوديين أو كلاهما غير سعوديين.

الأحكام المتعلقة بالرخصة، والإعلان عنها، ورسوم أعمال التوثيق:

• تشكل لجنة للبت في طلبات الحصول على الرخصة، يرأسها وكيل من وزارة العدل، وعضوية مستشار شرعي وآخر نظامي، وتفصل اللجنة في الطلب خلال 30 يوما من تاريخ تقديمه، وإلزامها بتسبيب القرار في حالة رفض الطلب، ولمقدم الطلب التظلم من قرار اللجنة أما المحكمة المختصة، بسبب رفض طلبة أو عدم البت فيه خلال تلك المدة، أما إذا تمت الموافقة على الطلب، فإن الوزير يصدر قراره بمنح الرخصة بناء على توصية الإدارة المختصة.
• مدة الرخصة هي 5 سنوات، قابلة للتجديد، وتضع اللائحة ضوابط إصدارها، أو تجديدها، أو إعادة إصدارها، وتقيد في الجدول المعد لقيد الرخص لدى الإدارة المختصة، وتبين اللائحة كيفية القيد، والبيانات الواجب إدراجها عند القيد، وتضع الإدارة المختصة بموجب قرار من الوزير، ضوابط إعلان المرخص له عن مهنة التوثيق، علما بأن الرسوم الواجب دفعها للحصول على الرخصة هي 1000 ريال،و1000 ريال عند التجديد.
• أجاز النظام للوزير، أن يقوم بإسناد بعض أعمال التوثيق للقطاع الخاص، كما أجاز تحصيل رسوم أي عمل من أعمال التوثيق التي قام بها كاتب العدل، وأعطى النظام لمجلس الوزراء بناء على اقتراح الوزارة، صلاحية تحديد مقدار هذه الرسوم، أو تأجيل تحصيلها، أو إيقافها، أو عدم تطبيقها في بعض أعمال التوثيق.
• المقابل المالي لأي عمل من أعمال التوثيق التي قام بها المرخص له، يجب ألا يقل عن 100 ريال وألا يزيد عن 5000 ريال، وفقا للائحة، وأعطى لمجلس الوزراء صلاحية زيادة الحد الأعلى لذلك المقابل المالي.

واجبات ومحظورات أعمال التوثيق والأحكام المتعلقة بها:

• تتم أعمال توثيق كاتب العدل، في مقر كتابة العدل، ويحظر انتقاله للخارج، إلا وفق ضوابط معينة ومحددة تضعها الإدارة المختصة، بخلاف الموثق الذي أجاز النظام انتقاله، إذا طلب ذوو الشأن ذلك، أما فيما يتعلق بنماذج التوثيق والمستندات الموثقة، فيحظر تماما، إخراجها، سواء من كتابة العدل أو مكتب التوثيق.
• إلزام كاتب العدل، باتخاذ اللازم، عند تلقي طلبات التوثيق، ولمن رفض طلبه بالتوثيق، التظلم لدى الإدارة المختصة، ولكاتب العدل أو المرخص له، صلاحية الاستعانة بمترجم معتمد، لمن لا يتقن العربية، شريطة ألا يكون للمترجم، مصلحة في المعاملات التي يتم توثيقها، ومن ثم يقوم المترجم بعد ذلك، بالتوقيع على ما قام بترجمته.
• حظر ممارسة أعمال التوثيق، إلا بعد الحصول الرخصة اللازمة لذلك، كما يحظر توثيق العقود أو الإقرارات، إلا بعد التحقق والتثبت من أهلية وصفات الأطراف وهويتهم، والتأكد من المستندات المقدمة منهم، وصلاحيتها للاعتماد، وفقا للإجراءات المنصوص عليها باللائحة.
• حظر كاتب العدل أو المرخص له، من توثيق كافة المعاملات، المتعلقة بمصلحته، أو مصلحة زوجه أو أصوله، أو فروعه، أو من تحت ولايته ولو نائبا عنه، ومنعه من إفشاء أسرار المعاملات، أو إفشاء أي معلومة تم الاطلاع عليها، أو تم الحصول عليها بسبب عملهما.

إجراءات توثيق المعاملات:

• أجاز النظام تدوين بيانات التوثيق الكترونيا، ويكون لتلك المعاملات حكم المحررات المكتوبة، وفقا لأحكام نظام التعاملات الالكترونية، وتوثيق المعاملات يكون باللغة العربية، علما بأن، لكاتب العدل والموثق صلاحية اعتماد الوثائق الصادرة خارج المملكة، بشرط عدم مخالفتها للمقتضى الشرعي أو النظامي، وتصديق الوزارة عليها، ويسري عليها ما يسري على أصلها، الذي تم ترجمته للعربية.
• السماح بتوثيق صك الوكالة، وتكون مدة الصك خمس سنوات، ينقضي بعدها ذلك الصك، وتنتهي صلاحيته.

الأوعية والنماذج المعدة للتوثيق والأحكام الخاصة بها:

• تتم أعمال التوثيق، وفق نماذج معدة لذلك، وإذا كانت الأعمال متعلقة بتوثيق معاملات جهة حكومية، فتقوم تلك الجهة بإعداد نموذج التوثيق بالتنسيق مع الوزارة، ويراعى في النماذج المعدة لتوثيق العقود، حق المتعاقدين، في إضافة شروط أو بنود بينهما، بما لا يخالف المقتضى الشرعي والنظامي، عملا بمبدأ (العقد شريعة المتعاقدين).
• تحفظ أوعية التوثيق والعقود الموثقة، داخل مقر كتابة العدل أو مكتب التوثيق، ومحظور إخراجها في كل الأحوال لأي سبب كان، ويتم تسليمها، أو نسخها، وتسليمها للإدارات المختصة، وفقا للإجراءات التي تحددها اللائحة.
• لا يجوز التأشير على إيقاف وعاء التوثيق، أو التحفظ عليه، أو رفعه، إلا بأمر من المحكمة المختصة، أو سلطة مختصة نظاما بذلك.

حجية المعاملات الموثقة وحمايتها:

• المعاملات الموثقة، هي سندات تنفيذية ملزمة، لها قوة إثبات أمام المحاكم، بلا بينة إضافية، ولا يجوز الاعتراض عليها، فإن كانت مخالفة لمقتضى الشرع أو النظام، أو كانت مزورة، جاز إصدار حكم قضائي لإلغائها، وذلك بعد مرافعة مستوفية للإجراءات الشرعية والنظامية، علما بأن لكل ذي مصلحة (ولو محتملة)، من الأشخاص الطبيعية أو الاعتبارية، الحق في اختصام من بيده المعاملة أو المستند الموثق، أمام المحكمة المختصة، وفقا لأحكام نظام المرافعات الشرعية أو الجزائية.
• في حالة فقد أو تلف ضبط أو سجل الصك أو الوعاء الصادر من كاتب العدل، تلفا لا يعرف معه، مضمون الصك أو الوعاء، يعاد الضبط أو التسجيل، في حالة تطابق الصك، أو الوعاء، مع الأساس الذي استندا عليه، بعد أخذ تصديق ذوي الشأن عليه، وإلا فيعرض على الإدارة المختصة لاتخاذ اللازم.

الرقابة والتفتيش على أعمال كاتب العدل أو المرخص له:

• تتولى الإدارة المختصة، التفتيش والرقابة على كل من كاتب العدل أو المرخص له، والتحقيق معه، فيما يتعلق بمهامهما، وفقا للإجراءات المنصوص عليها باللائحة، وبما لا يخل باختصاص إدارة التفتيش القضائي، في المجلس الأعلى للقضاء، فيما يتعلق بصلاحياتها في التحقيق، مع كاتب العدل أو المرخص له، وأخيرا تحال نتائج التحقيق إلى الإدارة المختصة لاتخاذ اللازم في هذا الشأن.
• للوزير صلاحية إيقاف المرخص له عن العمل أثناء فترة التحقيق، لمدة لا تزيد عن 90 يوما، بناء على توصية الإدارة المختصة، وينتهي الإيقاف، إذا ما صدر قرار بإنهائه، أو بانتهاء فترة التحقيق.

الأحكام المتعلقة بالعقوبات:

• يشكل الوزير لجنة أو أكثر، للنظر في نتائج التحقيق مع كاتب العدل أو المرخص له، وما ارتكبه من مخالفات، وتوقيع العقوبات المنصوص عليها في النظام، ويرأسها وكيل من الوزارة، وعضوية مستشار شرعي وآخر نظامي، ويحدد الوزير من يحل محل أحد أعضائها، عند غيابه، ومدة العضوية في تلك اللجنة هي 4 سنوات قابلة للتجديد، وتنعقد بحضور جميع الأعضاء، وتصدر قراراتها بالأغلبية، وتكون مسببة، وقابلة للاعتراض عليها، أما ديوان النظام، وفقا لنظام المرافعات، ويصدر قرارها بعد سماع أقوال، كاتب العدل أو المرخص له.
• العقوبات التأديبية لكاتب العدل قد تكون اللوم، أو الخصم من الراتب، بما لا يتجاوز صافي راتب 3 شهور، أو الحرمان من علاوة دورية واحدة، أو الفصل، أما العقوبات التأديبية للمرخص له فهي، الإنذار، أو غرامة لا تزيد عن 500 ألف ريال، أو إيقاف الرخصة لمدة لا تتجاوز 3 سنوات، أو إلغائها تماما، وفي كل الأحوال يتم التأشير في الجدول بالقرار النهائي الصادر بالعقوبة.
• عند إلغاء رخصة المرخص له، اشترط النظام مرور 5 سنوات من تاريخ صدور القرار بتلك العقوبة، حتى يستطيع التقدم بطلب إعادة قيد اسمه، في الجدول، والترخيص له، وفقا لإجراءات إعادة القيد المنصوص عليها باللائحة.
• تصدر المحكمة المختصة، قرارها بعقاب من ينتحل اسم المرخص له أو صفته، أو ممارسة أعمال التوثيق بدون رخصة تسمح بذلك، بالسجن مدة لا تزيد عن سنة، أو غرامة لا تزيد عن 100 ألف ريال، أو بهما معا، ويجوز نشر ملخص الحكم في صحيفة محلية على نفقة المحكوم عليه، وذلك بحسب نوع الجريمة ومدى جسامتها، وتأثيرها، شريطة أن يكون النشر بعد اكتساب الحكم لصفة القطعية.