أصدرت وزارة الإسكان بناء على الصلاحيات المخولة لها، اللائحة التنفيذية لملكية الوحدات العقارية وفرزها وإدارتها، بعد تقديم الهيئة العامة للعقار بالمملكة، مسودة بتلك اللائحة للوزارة، وموافقة الوزارة عليها يوم 14/9/2020 م الموافق 22/10/1441 هـ، واشتملت على تلك اللائحة على عدة أحكام فيما يتعلق بفرز الوحدات العقارية، أو ملكية تلك الوحدات، وكذلك اشتملت على أحكام خاصة فيما يتعلق بجمعية الملاك وجمعية المجمع العقاري، كما تناولت اللائحة الأحكام

الخاصة بإدارة الوحدات العقارية وصيانتها، وأخيرا أسندت صَلاحِيَة اتخاذ القرارات والإجراءات اللازمة لتنفيذ أحكام تلك اللائحة إلى الهيئة العامة للعقار.

فرز العقارات المشتركة بالمجمع العقاري وشروطه وأحكامه:

• يتم فرز العقارات المشتركة وفقا للهوية الوطنية للعقار المشترك المعتمد من الجهة المختصة، كما يتم الفرز وفقا للرقم التسلسلي الموضوعة ضمن النماذج المعتمدة من قبل الهيئة العامة للعقار، مع العلم انه في حال وجود نزاع على العقّار المشترك الخاضع للفرز مع طرف آخر، فان هذا النزاع لا يعيق عملية الفرز، ما لم تأمر المحكمة المختصة بإيقاف الفرز لحين الفصل في النزاع.
• يشترط للفرز أو إعادة الفرز مجموعة من الشروط، كصك الملكية الشرعي أو النظامي، وبيانات العقّار أو العقّار المشترك، والرخص التراخيص الخاصة به، والتقرير المساحي المرخص من المكتب الهندسي والمعتمد من الهيئة العامة للعقار مع الوضع في الاعتبار وجوب إحضار ما يثبت موافقة الملاك أو جمعية الملاك أو جميع المجمع على ذلك التقرير، أما إذا كان العقّار مرهونا، يجب إحضار ما يثبت موافقة المرتهن لإتمام عملية الفرز أو إعادة الفرز.
• وفي حال ما إذا كان العقّار مفرزا، فإنه يجب إحضار ما يثبت موافقة مالك العقّار المفرز في السابق، عند إعادة فرز العقار مرة أخرى، وأدت عملية الفرز إلى تغيير في مساحة العقّار المفرز، أو تغيير في نسبة الأجزاء المشتركة بين العقّار المفرز مع العقارات الأخرى في المجمع العقاري، أو تغيير في نسبة مساحة أرض المشاعة للعقار المفرز.
• وأخيرا يتم تقديم طلب الفرز أو إعادة الفرز إلى الهيئة لتنظره، فإن تمت الموافقة عليه، تصدر وثيقة بذلك تتضمن كافة البيانات الخاصة بالعقار، ونوع العملية، سواء فزر أو إعادة فرز للعقار أو العقارات المشتركة، أو فرز أو إعادة فرز للأجزاء المشتركة بين العقارات في المجمع العقاري، وذلك بالتنسيق بين رئيس مجلس إدارة الهيئة ووزير العدل لاعتماد البيانات المتضمنة في الوثائق ذات الصلة بعمليات الفرز أو إعادة الفرز.

ملكية العقارات المفرزة والعقارات المشتركة بالمجمع العقاري:

• يجب أن يفصح مالك العقّار عن جميع البيانات الخاصة بالعقار والملاحق التابعة له، ومواصفات ذلك العقّار، وحقوق والتزامات المالك الخاصة بالعقار الذي يملكه، وذلك عبر بيان الإفصاح المعد والمعتمد من قبل الهيئة، كما استلزمت اللائحة ذكر البيانات بشكل واضح، وان يكون الوصف كافيا للعقار، ولمحتوياته وملاحقه، مع العلم أن الإفصاح ركن ركين وشرط جوهري أوجبته اللائحة عند اعتزام مالك العقّار بيع عقاره، حتى يتم البيع بشكل شرعي ونظامي، ولذلك فللمشتري الحق في فسخ عقد البيع، متى أخل البائع بشرط الإفصاح الكامل والكافي والمحدد لمعالم العقّار تحديدا دقيقا ولم يلتزم به، فالإفصاح شرط أساسي لإتمام بيع العقّار المفرز أو المعاد إفرازه.
• من البيانات الواجب ذكرها في بيان الإفصاح المعتمد من قبل الهيئة، على سبيل المثال، عنوان العقّار، ومساحته، ومخططه، وملحقاته، ومحتوياته سواء الثابتة أو المنقولة، ونسبة الأجزاء المشتركة للعقار في المجمع العقاري وحصة العقّار منها، والقيود المفروضة على استخدام تلك الأجزاء، وعقد الرهن إن كان العقّار مرهونا، والعيوب الخاصة بالعقار أن وجدت، وما إلى غير ذلك من البيانات، والغاية من ذلك هو جعل المشتري أو المستأجر على بصيرة بكافة الأمور المتعلقة بالعقار أو العقّار المشترك المباع أو الذي تم تأجيره.
• للتوضيح، يعد من الأجزاء المشتركة، العناصر الإنشائية التي تمر عبر العقّار، والبنية التحتية المستخدمة لتقديم الخِدْمَات العامة التي تقع في العقّار المشترك، والأنظمة الميكانيكية أو الكهربائية أو الكهروميكانيكية المستخدمة التي تقع في العقّار المفرز أو العقّار المشترك.

تسجيل جمعية الملاك وجمعية المجمع وشروط التسجيل وأهمية النظام الأساسي:

• لملاك العقارات المشتركة بالمجمع العقاري الحق في إنشاء جمعية خاصة بالمجمع، تتولى إدارة شؤون المجمع العقاري، وتكون مسئولة أمام الغير عن ديونها والتزاماتها حتى بعد انقضائها لأي سبب كان، وذلك لاكتسابها الشخصية المعنوية بعد تسجيلها، ولا تكتسب الجمعية تلك الشخصية إلا بعد التسجيل، ويجب أن تخضع الجمعية لأحكام النظام والنظام الأساسي الذي أنشئت على أساسه تلك الجمعية، لكون ذلك شرطا أساسيا لتسجيل الجمعية.
• يشترط لتسجيل جمعية الملاك أو جمعية المجمع، التقدم بطلب التسجيل للهيئة من أحد ملاك العقارات، ومن ثم يجب على المالك الذي أتم التسجيل أن يدعو أعضاء الجمعية العامة لعقد اجتماع خلال 5 أيام من تاريخ تسجيل الجمعية، وبعد إتمام عملية التسجيل يتم قيد الجمعية قاصدًا في سجل القيد الخاص بالهيئة، مع العلم بأنه يجب إن يتضمن الطلب، بيانات الملاك أو ممثليهم، وبيانات العقارات المشتركة والمجمع العقاري، والنظام الأساسي للجمعية العامة وأسماء أعضائها وقت التسجيل.
• يجب أن يشتمل على النظام الأساسي للجمعية على جميع الأحكام التي تضمن حسن سير وإدارة المجمع، سواء إداريا بواسطة وضع ضوابط صناعة القرارات بعد اجتماعات الجمعية العامة وتحديد نصابها النظامي وتعيين مديرها، او ماليا من خلال تحديد السنة المالية ووضع الميزانية ومراقبة المصاريف، أو استثماريا عبر وضع ضوابط وأسس الاستثمار في المجمع العقاري، أو تنظيميا وتخطيطيا بواسطة وضع ضوابط وأحكام الاشتراك بالمجمع، وتحديد عقارات المجمع سواء المفرزة أو المعاد فرزها وعددها ونسبتها بالمجمع، أو المشتركة وتحديد الأجزاء المشتركة ونسبتها، وتحديد عدد العقارات بالمجمع، وما إلى غير ذلك من الأمور التنظيمية، أو خدميا بواسطة وضع الأحكام الخاصة بالخدمات التي يقدمها المجمع العقاري، فالنظام الأساسي يضع الأسس والمعايير والأحكام التي يخضع المجمع لها وتتم إدارته وتنظيم شؤونه وفقا لها وبما لا يخالف النظام واللائحة.

صلاحيات واختصاصات جمعية المجمع العقاري والقيود المفروضة عليها:

• تتخذ جمعية المجمع كل العقاري القرارات التي من شأنها إدارة المجمع العقاري وتنظيمه، إداريا، وماليا، واستثماريا، وتخطيطيا، واتخاذ القرارات المتعلقة بتقديم الخِدْمَات بالمجمع العقاري، وهو إلى ذلك ليس لجمعية المجمع أن تحد من حقوق والتزامات أي مالك من الملاك الأعضاء بجمعية الملاك، وذلك عملا بمقتضيات النظام واللائحة والنظام الأساسي للجمعية.

مسؤوليات ومهام مدير جمعية المجمع العقاري وصلاحياته واعتماد الهيئة لقراراته:

• مدير جمعية المجمع بصفته مديرا للجمعية، فهو مسؤول عن اتخاذ كافة القرارات بشأن إدارة المجمع العقاري، وله في سبيل ذلك تفويض غيره في قاصدًا أعمال الإدارة، وعند اتخاذ المدير قرارات باسم جمعية المجمع فإن جمعية المجمع، تكون ملتزمة ومسئولة عن تبعات كافة التصرفات والقرارات التي اتخذها مدير المدير باسمها، أما فيما يتعلق باتخاذ المدير قرارات مخالفة للنظام واللائحة والنظام الأساسي والتي ألحقت ضررا بالغير، قد اتخذها باسم جمعية المجمع، فإنه يكون ملزما بتعويض جمعية المجمع عن ذلك الضرر الناتج عن قراراته الخاطئة.
• يتعين على مدير جمعية المجمع توفير كافة المواد والخدمات والأعمال لإدارة المجمع العقاري وصيانته، وتحصيل اشتراكات الملاك، ووضع الميزانية المعتمدة واتخاذ كافة الإجراءات والقرارات المالية للمجمع العقاري، والتنسيق مع رئيس الجمعية العامة للدعوة لاجتماعاتها، وتمثيل جمعية الملاك أو جمعية المجمع لدى الجهات الحكومية أو الخاصة أو لدى الغير.
• تعتمد الهيئة العامة للعقار كافة القرارات التي يتخذها مدير المجمع العقاري، التي يتخذها بشأن إدارة المجمع وتنظيمه، شريطة ألا تكون له أو لأحد أقاربه حتى الدرجة الرابعة، مصلحة قاصدًا أو غير قاصدًا في تلك القرارات، ويجب ألا تتضمن قراراته أي تعارض بين المصالح، وان تكون في حدود صلاحياته المخولة له بموجب النظام أو اللائحة أو النظام الأساسي للمجمع، ثم أن للهيئة اتخاذ كافة التدابير والقرارات في حالة وجود تقصير من المدير فيما يتعلق بأداء مهامه.
• إيضاحات حول ماهية وصلاحيات ودور الجمعية العامة ومهامها وعلاقتها بالهيئة:
  • الجمعية العامة هي الممثل الرسمي لكل من جمعية الملاك وجمعية المجمع، فهي تضم أعضاء من كلتا الجمعيتين، وقد تضم ممثل أو أكثر لملاك العقارات المشتركة، وفي حال إذا لم يكن هناك عقارا مشتركا بالمجمع العقاري لعدم إنشائه بعد، ستصبح الممثل الرسمي للملاك الذين لا يمتلكون عقارات مشتركة بعد، ويكون لتلك الجمعية رئيس منتخب.
  • تختص الجمعية العامة باتخاذ الإجراءات والقرارات بواسطة اجتماعاتها المختلفة عدة قرارات، تتضمن وضع النظام الأساسي، وانتخاب رئيسها، وتحديد الأعمال والنفقات التي اقتضتها عملية تأسيس وإنشاء الجمعية.
  • تقوم الجمعية العامة باتخاذ ما يلزم من إجراءات أو قرارات بشأن وضع الأسس والمعايير والأحكام التي سيخضع المجمع العقاري لها، لاختصاصها بوضع النظام الأساسي للمجمع، وفي في حالة عجز أو عدم تمكن الجمعية العامة من الانعقاد، تقوم الهيئة باتخاذ تلك القرارات ذات الصلة.

 تعيين مراجع الحسابات وقيود التعيين ومهام مراجع الحسابات بالمجمع العقاري:

• يجب على كل من جمعية الملاك وجمعية المجمع العقاري أن يعينوا مراجعا للحسابات، وذلك إذا كان المجمع العقاري يتضمن 100 وحدة عقارية أو أكثر، وكانت موجودات جمعية الملاك وجمعية المجمع العقاري قيمتها تتجاوز مليون ريال، ولا يجوز لمراجع الحسابات الجمع بين عمله كمراجع للحسابات وعضوية الجمعية العامة، أو أي عمل آخر، كما لا يجوز لمراجع الحسابات أن يكون شريكا لأحد أعضاء الجمعية العامة أو عاملا لديه أو قريبا له حتى الدرجة الرابعة، أما فيما يتعلق بمهام مراجع الحسابات، فهو يطلع على دفاتر وسجلات الجمعية، وطلب البيانات والإيضاحات حول تلك الدفاتر، حتى يتمكن من إعداد التقارير السنوية وفق معايير المراجعة، وذلك لعرضه على الجمعية العامة.

قيود مراجع الحسابات ومسؤولياته واعتماد الجمعية العامة لقرارات المراجع:

• لا يجوز لمراجع الحسابات إفشاء أسرار الجمعية للغير، أو إفشاء الأسرار الخاصة بعمله للملاك غير الأعضاء بالجمعية العامة، ثم أن مراجع الحسابات هو المسئول أمام الجمعية العامة عن الأضرار التي لحقت بالجمعية العامة، نتيجة تقصيره أو إهماله بالعمل، وفيما يتعلق باعتماد الجمعية العامة لتقرير مدير جمعية المجمع والقوائم المالية التي يعدها، فلا يجوز للجمعية العامة اعتماد ذلك التقرير وتلك القوائم، إلا بعد اطلاعها على تقرير مراجع الحسابات، وإلا عد قرار الاعتماد باطلا.

قَبُول جمعية الملاك وجمعية المجمع للتبرعات والهبات والوصايا والأوقاف وشروط القبول:

• يجوز لجمعية الملاك وجمعية المجمع العقاري، قَبُول كافة التبرعات والهبات والوصايا والأوقاف، شريطة ألا يكون ذلك القبول متعارضا أو مخالفا لأحكام النظام واللائحة والنظام الأساسي، أو أن يكون القبول مشروطا بتحقيق مصلحة معينة، أو أن يكون لذلك القبول تبعات معينة غرضها، تقديم ميزات مالية أو عينية للمدير، أو أي من المعاونين أو التابعين له، ويكن التصرف في تلك التبرعات والهبات والوصايا والأوقاف وفقا للقواعد والإجراءات التي تخضع لها الجمعية، وتقيد تلك التبرعات والوصايا والأوقاف في السجل المعد لذلك، مقيدا في ذلك السجل كافة المعلومات الخاصة بمقدمي تلك التبرعات والوصايا والأوقاف وأوجه صرفها.

حقوق والتزامات جمعية الملاك وجمعية المجمع العقاري:

• يحق للجمعية استثمار أموالها في مختلف المجالات، كما يحق لها تكوين احتياطي نقدي لتغطية الثمن التي تتجاوز ميزانيتها المعتمدة، وذلك بالاتفاق بين الملاك على تكوين مبلغ الاحتياطي، كما يحق للجمعية أن تفتح حسابا مصرفيا لها لإيداع أموالها فيه، في أحد البنوك داخل المملكة.
• تلتزم الجمعية بالاحتفاظ بمحاضر اجتماعاتها، ودفاتر حساباتها المبين بها المبالغ المستحقة سواء على الملاك أو الغير، وذلك في سجل خاص لقيد تلك المحاضر أو الدفاتر الحسابية، كما تلتزم الجمعية بتدوين كافة العناوين والمكاتبات والإشعارات والبيانات والتقارير باللغة العربية، ويجوز لها اختيار لغة أخرى إن استلزم الأمر.
• إدارة وصيانة وتحسينات الأجزاء المشتركة بالمجمع العقاري حفاظا على سلامته:
• يلتزم ملاك العقارات المشتركة دون غيرهم، بدفع الثمن الخاصة بأعمال الصيانة والتحسينات للأجزاء المشتركة بالمجمع العقاري، ولكل مالك من ملاك العقارات المفرزة الخِيار في دفع ثمن صيانة وتحسينات إضافية للأجزاء المشتركة على نفقته الخاصة، مع العلم بأن الثمن الإضافية التي دفعها مالك العقّار المفرز على نفقته الخاصة ليست سببا مكسبا لملكية العقّار، فاكتساب ملكية العقّار المفرز له أحكامه وقواعده التي وضعتها النظام واللائحة والنظام الأساسي للجمعية.

أعمال الصيانة والتحسينات وشروطها، وأحكام تعويض مالك العقّار أو شاغله عن الضرر الذي لحق بالعقار الذي كان خاليا وغير مقيم فيه وقت تنفيذ تلك الأعمال:

• عند اتخاذ الجمعية قرارا يتضمن إجراء أعمال صيانة وتحسينات للأجزاء المشتركة بالمجمع العقاري حفاظا على سلامته وحسن الانتفاع بخدماته، يجب أن يتم قبل البَدْء في الأعمال إشعار مالك العقّار المفرز بنوع تلك العمليات والمدة المحددة لإنجازها، كما يجب أن تؤدي تلك الأعمال إلى إعادة الحال في الوحدة إلى  الوضع الذي كانت عليه فور الانتهاء من أعمال الصيانة والتحسينات، وخلال المدة المحددة التي تم إشعار مالك العقّار بها قبلًا قبل البَدْء، ولا يتحمل مالك العقّار أي ثمن إضافية ناشئة عن تلك الأعمال، إلا بالقدر الكافي إن كان هو من تسبب في الضرر الذي لحق بالعقار.
• يجب تعويض مالك العقّار أو شاغله عن الضرر الذي لحق بالعقار، خلال تنفيذ أعمال الصيانة والتحسينات، ويجب أن يكون التعويض متلائما مع أجرة المثل لذلك العقّار، كما يجب أن يتم تعويض المالك الذي لم يكن مقيما في. عقاره عن الثمن الإضافية التي تحملها خلال الإقامة في مكان بديل، مما يعني أن التعويض سيشمل أيضا الثمن الإضافية التي دفعت بعد الانتقال والإقامة في مكان آخر